Shadow IT چیست ؟
Shadow IT به استفاده از فناوری‌ها، سیستم‌ها، نرم‌افزارها یا سرویس‌های IT توسط کارکنان یک سازمان اشاره دارد که بدون اطلاع یا تأیید بخش فناوری اطلاعات (IT) سازمان انجام می‌شود. به عبارت دیگر، زمانی که کارمندان برای انجام وظایف خود از ابزارهایی استفاده می‌کنند که رسماً توسط بخش IT سازمان پشتیبانی نمی‌شود یا مدیریت نمی‌گردد، این استفاده تحت عنوان Shadow IT شناخته می‌شود.
علل ظهور Shadow IT
ظهور Shadow IT به دلایل مختلفی برمی‌گردد که اغلب به نیازهای کاربران و تغییرات سریع در دنیای فناوری مربوط می‌شود. این دلایل به فشارهای موجود در سازمان‌ها و کاربران برای پاسخگویی به تقاضاهای جدید، بهره‌وری بیشتر، و استفاده از ابزارهای نوآورانه اشاره دارند. در اینجا مهم‌ترین علل ظهور Shadow IT بیان شده است:
- سرعت رشد فناوری‌های ابری و SaaS
- با ظهور فناوری‌های ابری (Cloud) و نرم‌افزارهای ارائه‌شده به‌عنوان سرویس (SaaS)، کاربران به سادگی می‌توانند به ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف بدون نیاز به نصب و تنظیمات پیچیده دسترسی پیدا کنند. این ابزارها مانند Google Drive، Dropbox، Slack و Microsoft Teams امکان همکاری آنلاین و فوری را فراهم می‌کنند.
- کاربران به دلیل سهولت دسترسی به این سرویس‌ها و استفاده سریع از آن‌ها، اغلب بدون مشورت با بخش IT به این ابزارها روی می‌آورند.
- عدم انعطاف‌پذیری و تأخیر در خدمات IT رسمی
- بسیاری از سازمان‌ها به دلیل سیاست‌های پیچیده و زمان‌بر بودن تأیید نرم‌افزارها، انعطاف‌پذیری لازم را در ارائه ابزارهای مورد نیاز کاربران ندارند. بخش IT ممکن است نتواند به سرعت به درخواست‌های کاربران پاسخ دهد.
- این تأخیرها و موانع باعث می‌شود که کاربران برای انجام کارهای خود به ابزارها و سرویس‌هایی خارج از مدیریت IT سازمان متوسل شوند.
- نیاز به بهره‌وری و کارایی بیشتر
- کارمندان در محیط‌های کاری پرچالش به دنبال ابزارهایی هستند که بهره‌وری و کارایی را افزایش دهند. گاهی اوقات، ابزارهای رسمی سازمان به اندازه کافی سریع و کارآمد نیستند و کاربران به دنبال راه‌حل‌های بهتری هستند.
- این نیاز به افزایش بهره‌وری و دستیابی به نتایج سریع‌تر، کاربران را به سمت استفاده از ابزارهای Shadow IT سوق می‌دهد.
- نوآوری و خلاقیت کاربران
- کاربران همیشه به دنبال یافتن راه‌های جدید و نوآورانه برای انجام کارها هستند. ابزارها و نرم‌افزارهای جدید و مدرنی که خارج از نظارت IT سازمان هستند، می‌توانند فرصت‌های جدیدی برای خلاقیت و نوآوری در کار فراهم کنند.
- بخش‌های مختلف سازمان ممکن است نیازهای تخصصی داشته باشند که ابزارهای رسمی نمی‌توانند آن‌ها را پوشش دهند. در این موارد، کاربران به ابزارهای Shadow IT برای رفع این نیازها متوسل می‌شوند.
- عدم رضایت از سیستم‌ها و ابزارهای موجود
- کاربران ممکن است از ابزارها و سیستم‌های ارائه‌شده توسط بخش IT ناراضی باشند. دلایل این نارضایتی می‌تواند شامل کارایی پایین، پیچیدگی زیاد، عدم دسترسی به ویژگی‌های مدرن و عدم تطابق با نیازهای خاص کاری باشد.
- این نارضایتی‌ها باعث می‌شود که کاربران به دنبال راه‌حل‌های جایگزین در خارج از چارچوب IT رسمی باشند.
- گسترش فرهنگ Bring Your Own Device (BYOD)
- در بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از دستگاه‌های شخصی مانند لپ‌تاپ‌ها، تبلت‌ها و گوشی‌های هوشمند برای انجام کارهای سازمانی متداول شده است. این دستگاه‌ها ممکن است از نرم‌افزارها و ابزارهایی استفاده کنند که توسط بخش IT مدیریت نمی‌شوند.
- فرهنگ BYOD می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از ابزارهای Shadow IT شود، زیرا کاربران به راحتی می‌توانند از برنامه‌های دلخواه خود در دستگاه‌های شخصی استفاده کنند.
- هزینه‌های پنهان و بودجه‌بندی IT
- گاهی اوقات، بخش IT به دلیل محدودیت‌های بودجه‌ای نمی‌تواند همه نیازهای کاربران را پوشش دهد. این موضوع باعث می‌شود که کاربران به سراغ ابزارهای ارزان‌تر یا رایگان بروند که خارج از نظارت IT قرار دارد.
- همچنین، استفاده از Shadow IT ممکن است به عنوان راهکاری برای جلوگیری از هزینه‌های اضافی یا کاهش هزینه‌های رسمی در سازمان‌ها در نظر گرفته شود.
- تغییر فرهنگ کاری و روش‌های جدید مدیریت پروژه
- با تغییرات سریع در محیط‌های کاری و ظهور روش‌های جدید مانند Agile و DevOps، نیاز به انعطاف‌پذیری و استفاده از ابزارهای جدید بیش از پیش احساس می‌شود. این تغییرات باعث می‌شوند که تیم‌ها و افراد به ابزارهایی برای همکاری سریع و خودگردانی روی بیاورند که ممکن است به طور رسمی تأیید نشده باشند.
مزایای Shadow IT
Shadow IT با وجود چالش‌ها و مخاطراتی که برای سازمان‌ها به همراه دارد، مزایایی نیز دارد که در صورت مدیریت مناسب می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری کمک کند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایای Shadow IT اشاره می‌کنیم:
- افزایش بهره‌وری
- یکی از اصلی‌ترین مزایای Shadow IT، افزایش بهره‌وری کارمندان است. کاربران به‌طور مستقل می‌توانند از ابزارها و نرم‌افزارهایی استفاده کنند که به آن‌ها کمک می‌کند وظایف خود را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهند.
- این ابزارها معمولاً ساده‌تر و کاربرپسندتر از نرم‌افزارهای رسمی سازمان هستند و به کاربران اجازه می‌دهند بدون نیاز به تاییدهای پیچیده و زمان‌بر، نیازهای روزانه خود را برطرف کنند.
- نوآوری و خلاقیت
- Shadow IT به کاربران این امکان را می‌دهد که نوآوری بیشتری داشته باشند و از ابزارهایی استفاده کنند که شاید بخش IT رسمی به آن‌ها دسترسی یا آشنایی نداشته باشد.
- با دسترسی به ابزارهای جدید و نوآورانه، کارکنان می‌توانند روش‌های خلاقانه‌تری برای حل مسائل و پیشرفت در کارهای خود پیدا کنند. این امر می‌تواند منجر به یافتن راه‌حل‌های بهتر و بهینه‌تر در پروژه‌ها شود.
- سرعت در پاسخگویی به نیازهای جدید
- در بسیاری از موارد، بخش IT نمی‌تواند به سرعت به نیازهای جدید کاربران پاسخ دهد. اما با استفاده از Shadow IT، کارمندان می‌توانند به‌صورت خودگردان از ابزارها و سرویس‌هایی که فوراً نیازشان را برطرف می‌کند استفاده کنند.
- این موضوع به‌ویژه در پروژه‌هایی که نیاز به انعطاف‌پذیری و سرعت بالا دارند، اهمیت پیدا می‌کند و می‌تواند روند اجرای پروژه‌ها را تسریع کند.
- کاهش وابستگی به بخش IT
- در سازمان‌های بزرگ، وابستگی به بخش IT برای تأیید و نصب نرم‌افزارها می‌تواند منجر به کندی در انجام کارها شود. Shadow IT این امکان را فراهم می‌کند که تیم‌ها و بخش‌ها مستقل‌تر عمل کرده و به سرعت از ابزارهای مورد نیاز خود استفاده کنند.
- این کاهش وابستگی می‌تواند به بخش‌های سازمان اجازه دهد که بدون نیاز به منتظر ماندن برای پشتیبانی IT، پروژه‌ها را پیش ببرند.
- استفاده از فناوری‌های جدید و به‌روز
- Shadow IT به کاربران این امکان را می‌دهد که از فناوری‌های جدید و پیشرفته‌ای که به‌سرعت در حال ظهور هستند بهره‌مند شوند، بدون اینکه نیاز باشد تا تأییدات رسمی IT را طی کنند.
- این دسترسی به فناوری‌های به‌روز می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند که از تغییرات سریع در صنعت فناوری عقب نمانند و از فرصت‌های جدید بهره‌برداری کنند.
- افزایش انعطاف‌پذیری در محیط کار
- Shadow IT می‌تواند باعث افزایش انعطاف‌پذیری در سازمان شود. کاربران می‌توانند ابزارهای مورد نیاز خود را بر اساس وظایف خاص خود انتخاب کنند و این امر می‌تواند به آن‌ها کمک کند که با شرایط متغیر به سرعت سازگار شوند.
- به‌ویژه در تیم‌های چابک (Agile) یا محیط‌های کاری با تغییرات سریع، استفاده از Shadow IT می‌تواند به تسهیل فرایندهای کاری کمک کند.
- حل مشکلات محلی با سرعت بیشتر
- در برخی موارد، بخش IT ممکن است نتواند مشکلات محلی یا جزئی را به سرعت حل کند. Shadow IT این امکان را به کاربران می‌دهد که مشکلات خاص خود را با استفاده از ابزارهای دلخواهشان حل کنند.
- این می‌تواند به بهبود کارایی و رفع موانع محلی در زمان کمتری نسبت به روندهای رسمی کمک کند.
- تشویق به خودگردانی و مسئولیت‌پذیری بیشتر کاربران
- Shadow IT به کاربران اجازه می‌دهد که خودگردانی بیشتری داشته باشند و در مدیریت ابزارها و سرویس‌هایی که استفاده می‌کنند، نقش فعالی ایفا کنند. این موضوع می‌تواند باعث افزایش احساس مسئولیت در کارمندان شود، چرا که آن‌ها به صورت مستقل تصمیم‌گیری می‌کنند که از چه ابزارهایی استفاده کنند.
- این استقلال می‌تواند به رشد مهارت‌های مدیریتی و تصمیم‌گیری در تیم‌ها کمک کند.
- کاهش بار کاری بخش IT
- از آنجا که کاربران به‌صورت خودگردان از ابزارهای مورد نیاز خود استفاده می‌کنند، بار کاری بخش IT در مدیریت و پشتیبانی از تمام ابزارها و سرویس‌های موجود کاهش می‌یابد.
- این کاهش فشار بر بخش IT می‌تواند به آن‌ها فرصت دهد تا روی پروژه‌های استراتژیک‌تر و بلندمدت تمرکز کنند.
- دسترسی سریع‌تر به راه‌حل‌های تخصصی
- برخی از تیم‌ها و دپارتمان‌های سازمان ممکن است نیازهای خاص و تخصصی داشته باشند که توسط ابزارهای رسمی پوشش داده نمی‌شوند. Shadow IT به این تیم‌ها امکان می‌دهد که از ابزارهای تخصصی و مناسب برای کار خود استفاده کنند و این امر می‌تواند بهره‌وری کلی سازمان را افزایش دهد.
معایب و چالش‌های Shadow IT
Shadow IT با وجود مزایای آن، چالش‌ها و معایب قابل توجهی دارد که می‌تواند برای سازمان‌ها مشکلات جدی ایجاد کند. استفاده از ابزارها و سرویس‌هایی که خارج از کنترل و نظارت بخش IT رسمی هستند، ریسک‌های امنیتی، مدیریتی و قانونی به همراه دارد. در ادامه مهم‌ترین معایب و چالش‌های Shadow IT بررسی شده است:
- خطرات امنیتی
- یکی از بزرگ‌ترین معایب Shadow IT، خطرات امنیتی است. زمانی که ابزارها و نرم‌افزارهای خارج از نظارت IT رسمی استفاده می‌شوند، سازمان‌ها نمی‌توانند از امنیت آن‌ها مطمئن باشند. این ابزارها ممکن است به‌روزرسانی‌های امنیتی نداشته باشند، آسیب‌پذیر باشند یا به‌طور نادرست پیکربندی شده باشند.
- نشت اطلاعات یکی از پیامدهای استفاده از Shadow IT است، به‌ویژه اگر کاربران از سرویس‌های ابری برای ذخیره داده‌های حساس و محرمانه سازمان استفاده کنند. این اطلاعات می‌تواند به‌طور ناخواسته در معرض خطرات بیرونی قرار گیرد.
- نقض مقررات و قوانین
- استفاده از ابزارهایی که توسط بخش IT تأیید نشده‌اند، می‌تواند منجر به نقض قوانین و مقررات داخلی و بین‌المللی شود. بسیاری از سازمان‌ها تحت مقرراتی مانند GDPR (قوانین حفظ حریم خصوصی در اتحادیه اروپا) یا HIPAA (در ایالات متحده) فعالیت می‌کنند و استفاده از ابزارهای غیرمجاز ممکن است موجب نقض این مقررات و جریمه‌های سنگین شود.
- سازمان‌ها ممکن است نتوانند به‌درستی نظارت کنند که داده‌های حساس چگونه و در کجا ذخیره و پردازش می‌شوند، که این مسئله می‌تواند عواقب حقوقی و مالی به دنبال داشته باشد.
- عدم یکپارچگی و هماهنگی
- Shadow IT باعث ایجاد ناهماهنگی میان سیستم‌های مختلف سازمان می‌شود. زمانی که تیم‌ها و کاربران از ابزارهای متفاوت و غیرمجاز استفاده می‌کنند، هماهنگی بین سیستم‌ها و داده‌ها دشوارتر می‌شود.
- این عدم هماهنگی می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری و ایجاد مشکلاتی در تبادل داده‌ها و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان شود.
- کاهش قابلیت نظارت و کنترل IT
- بخش IT به‌طور سنتی مسئول نظارت، پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی است. Shadow IT باعث می‌شود که بخش IT توانایی نظارت کامل بر زیرساخت‌های فناوری را از دست بدهد. بدون این نظارت، پشتیبانی و رفع مشکلات مرتبط با نرم‌افزارها و سیستم‌های مورد استفاده کارکنان دشوار می‌شود.
- همچنین، اگر مشکلی در ابزارهای Shadow IT رخ دهد، بخش IT ممکن است نتواند به سرعت به مشکل واکنش نشان دهد، زیرا این ابزارها تحت مدیریت آن‌ها نیستند.
- افزایش خطر حملات سایبری
- ابزارها و سرویس‌های غیرمجاز که خارج از نظارت IT استفاده می‌شوند، ممکن است دریچه‌ای برای حملات سایبری باشند. مهاجمان می‌توانند از آسیب‌پذیری‌های موجود در این ابزارها استفاده کنند تا به سیستم‌های سازمان نفوذ کنند.
- Shadow IT می‌تواند به عنوان نقطه ورود برای بدافزارها و تهدیدات امنیتی عمل کند که این موضوع امنیت کلی سازمان را تهدید می‌کند.
- هزینه‌های پنهان
- Shadow IT می‌تواند منجر به هزینه‌های پنهان برای سازمان شود. استفاده از سرویس‌ها و ابزارهای مختلف می‌تواند باعث افزایش هزینه‌های اشتراک، نگهداری، و پشتیبانی شود، به‌ویژه زمانی که این ابزارها به‌صورت غیرمجاز استفاده می‌شوند و برای آن‌ها بودجه‌ریزی نشده است.
- علاوه بر این، در صورت بروز مشکلات امنیتی یا حقوقی، سازمان ممکن است مجبور به پرداخت هزینه‌های سنگین برای جبران خسارات شود.
- عدم پشتیبانی فنی
- ابزارهای Shadow IT به دلیل عدم تأیید بخش IT، اغلب پشتیبانی رسمی ندارند. اگر مشکلی در یکی از این ابزارها پیش بیاید، بخش IT ممکن است نتواند پشتیبانی فنی لازم را ارائه دهد، زیرا آشنایی یا دسترسی به ابزار مورد نظر ندارد.
- این موضوع می‌تواند باعث وقفه در کار کاربران و کاهش بهره‌وری شود.
- افزایش پیچیدگی مدیریت IT
- Shadow IT باعث پیچیده‌تر شدن مدیریت IT در سازمان می‌شود. بخش IT برای ارائه خدمات پایدار و امن نیاز به کنترل کامل بر تمام زیرساخت‌های فناوری دارد، اما Shadow IT این کنترل را کاهش می‌دهد.
- مدیریت چندین سیستم و ابزار مختلف که تحت نظارت رسمی نیستند، می‌تواند باعث سردرگمی و دشواری در اجرای به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی‌های لازم شود.
- عدم سازگاری با سیاست‌های امنیتی و فناوری
- سازمان‌ها معمولاً سیاست‌های امنیتی و فناوری مشخصی برای استفاده از ابزارها و نرم‌افزارها دارند. ابزارهای Shadow IT ممکن است با این سیاست‌ها سازگار نباشند و منجر به ایجاد حفره‌های امنیتی و ریسک‌های بیشتر شوند.
- همچنین، عدم رعایت این سیاست‌ها می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی در تطبیق با استانداردهای داخلی و خارجی شود.
- مدیریت ضعیف داده‌ها و اطلاعات
- یکی از چالش‌های اصلی Shadow IT، مدیریت ضعیف داده‌ها است. زمانی که کاربران از ابزارهای غیررسمی برای ذخیره یا پردازش داده‌ها استفاده می‌کنند، بخش IT نمی‌تواند مطمئن شود که این داده‌ها به‌درستی مدیریت، ذخیره و پشتیبانی می‌شوند.
- این موضوع می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌های حیاتی یا مشکلاتی در بازبینی و بازیابی اطلاعات شود.
تاثیر Shadow IT بر مدیریت فناوری اطلاعات
Shadow IT تأثیرات قابل توجهی بر مدیریت فناوری اطلاعات (IT) در سازمان‌ها دارد. این تأثیرات می‌تواند هم مثبت و هم منفی باشد و به شدت به نحوه مدیریت و تعامل سازمان با این پدیده بستگی دارد. در ادامه به بررسی تأثیرات مهم Shadow IT بر مدیریت فناوری اطلاعات می‌پردازیم:
- کاهش کنترل و نظارت بر سیستم‌های IT
- یکی از مهم‌ترین تأثیرات منفی Shadow IT، کاهش کنترل بخش IT بر سیستم‌ها و ابزارهای استفاده‌شده در سازمان است. وقتی که کارمندان از نرم‌افزارها و سرویس‌های غیرمجاز استفاده می‌کنند، بخش IT نمی‌تواند بر این ابزارها نظارت کافی داشته باشد.
- این موضوع باعث ایجاد خلأ در مدیریت، نگهداری و امنیت زیرساخت‌های IT می‌شود و امکان شناسایی و رفع مشکلات بالقوه برای تیم IT دشوارتر می‌شود.
- افزایش خطرات امنیتی
- Shadow IT باعث می‌شود که بسیاری از اقدامات امنیتی که بخش IT برای محافظت از داده‌ها و سیستم‌های سازمان در نظر گرفته، ناکارآمد یا ناکافی شود. نرم‌افزارها و سرویس‌های غیرمجاز ممکن است به اندازه کافی امن نباشند و حتی امکان دسترسی غیرمجاز به داده‌ها و اطلاعات حساس را فراهم کنند.
- در نتیجه، مدیریت فناوری اطلاعات باید به دنبال راهکارهایی برای شناسایی و کاهش خطرات امنیتی مرتبط با ابزارهای Shadow IT باشد. این امر می‌تواند نیازمند توسعه و پیاده‌سازی سیاست‌های امنیتی جامع‌تر و پیشرفته‌تر باشد.
- پیچیدگی در مدیریت و نگهداری سیستم‌ها
- افزایش استفاده از ابزارهای Shadow IT می‌تواند پیچیدگی مدیریت IT را افزایش دهد. بخش IT باید تلاش کند تا سیستم‌ها و ابزارهای مختلفی را که ممکن است با یکدیگر سازگار نباشند یا با سیاست‌های رسمی سازمان مطابقت نداشته باشند، مدیریت کند.
- این پیچیدگی ممکن است منجر به افزایش هزینه‌ها و کاهش کارایی شود، زیرا نگهداری و به‌روزرسانی سیستم‌ها با چالش‌های بیشتری همراه خواهد بود.
- افزایش بار کاری تیم IT
- Shadow IT می‌تواند بار کاری تیم IT را افزایش دهد. وقتی که مشکلاتی در ابزارها و سرویس‌های غیررسمی به وجود می‌آید، کاربران به سراغ تیم IT می‌روند تا مشکلات خود را حل کنند. از آنجایی که این ابزارها خارج از چارچوب IT رسمی هستند، تیم IT ممکن است زمان و منابع بیشتری را صرف رفع مشکلات کند.
- علاوه بر این، تلاش برای شناسایی و پیگیری تمام ابزارهای Shadow IT که در سازمان استفاده می‌شود، به خودی خود نیازمند منابع و زمان اضافی است.
- کاهش هماهنگی و یکپارچگی
- یکی از چالش‌های دیگر Shadow IT، کاهش هماهنگی و یکپارچگی سیستم‌ها و داده‌ها است. وقتی کارمندان از ابزارهای مختلف استفاده می‌کنند که توسط بخش IT تأیید نشده‌اند، اطلاعات در سیستم‌های مختلف پراکنده می‌شود و هماهنگی بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان دشوارتر می‌شود.
- این عدم یکپارچگی می‌تواند مشکلاتی در مدیریت داده‌ها، امنیت اطلاعات و حتی انطباق با قوانین به وجود آورد.
- کاهش تأثیر استراتژیک IT
- Shadow IT می‌تواند باعث کاهش نقش استراتژیک بخش IT در سازمان شود. وقتی کارمندان بدون نیاز به تأیید یا همکاری با IT از ابزارهای خارجی استفاده می‌کنند، بخش IT از روند تصمیم‌گیری استراتژیک سازمان خارج می‌شود و نقش کمتری در انتخاب فناوری‌های سازمانی ایفا می‌کند.
- این موضوع می‌تواند به کاهش هماهنگی بین اهداف استراتژیک سازمان و فناوری‌های مورد استفاده منجر شود و در بلندمدت به بهره‌وری و نوآوری آسیب بزند.
- افزایش ریسک‌های قانونی و تطبیق‌پذیری
- بسیاری از سازمان‌ها باید قوانین و مقررات خاصی مانند حفاظت از داده‌ها یا مقررات صنعت را رعایت کنند. استفاده از ابزارهای Shadow IT که تحت نظارت IT رسمی نیستند، می‌تواند باعث نقض این مقررات شود و ریسک‌های قانونی و مالی به همراه داشته باشد.
- برای مدیریت این ریسک‌ها، بخش IT باید به دنبال توسعه و پیاده‌سازی سیاست‌های کنترلی و پایشی قوی‌تر باشد تا بتواند استفاده از ابزارهای غیرمجاز را شناسایی و محدود کند.
- افزایش نیاز به سیاست‌های IT مبتنی بر فرهنگ و آموزش
- ظهور Shadow IT نشان می‌دهد که بسیاری از کارمندان نیازهای خود را از طریق ابزارهایی تأمین می‌کنند که توسط IT پشتیبانی نمی‌شود. این موضوع بر ناتوانی IT در برآورده کردن نیازهای سریع و در حال تغییر کاربران تأکید دارد.
- برای کاهش Shadow IT، بخش IT می‌تواند با تدوین سیاست‌های منعطف‌تر و ارتقای فرهنگ سازمانی، آموزش کارکنان و بهبود ارتباطات بین تیم‌های مختلف، نیازهای آن‌ها را بهتر درک کرده و ابزارهای مناسبی ارائه دهد.
- افزایش نیاز به ابزارهای مدیریت و پایش Shadow IT
- برای مقابله با رشد Shadow IT، بخش IT باید از ابزارهای پیشرفته مدیریت و پایش استفاده کند که به آن‌ها اجازه می‌دهد تا ابزارهای استفاده‌شده توسط کاربران را شناسایی و کنترل کنند. این ابزارها می‌توانند به مدیریت بهتر ریسک‌های امنیتی و قانونی کمک کنند و به IT اجازه دهند که تأثیر Shadow IT را بهتر مدیریت کنند.
- علاوه بر این، ابزارهای پایش مبتنی بر هوش مصنوعی و مدیریت دارایی‌های دیجیتال می‌توانند به بخش IT کمک کنند تا به‌صورت خودکار، ابزارهای غیرمجاز را شناسایی و محدود کنند.
- فرصت برای بهبود فرآیندها و نوآوری IT
- با وجود چالش‌ها، Shadow IT می‌تواند فرصتی برای بخش IT باشد تا فرآیندها را بهبود بخشد و به نیازهای کاربران با انعطاف بیشتری پاسخ دهد. ظهور Shadow IT نشان می‌دهد که بخش IT باید خود را با فناوری‌های جدید و به‌روز وفق دهد و ابزارهای مناسب‌تری ارائه دهد که پاسخگوی نیازهای کاربران باشد.
- این فرصت می‌تواند به نوآوری در IT منجر شود و IT را به شریکی استراتژیک‌تر برای کسب‌وکار تبدیل کند.
راهکارهای مدیریت Shadow IT
مدیریت Shadow IT برای سازمان‌ها ضروری است تا بتوانند از خطرات و چالش‌های امنیتی، مدیریتی و حقوقی که این پدیده ایجاد می‌کند جلوگیری کنند. با رویکردهای مناسب، سازمان‌ها می‌توانند ضمن حفظ کنترل و امنیت، از نوآوری‌ها و مزایای Shadow IT نیز بهره‌مند شوند. در ادامه، راهکارهای موثر برای مدیریت Shadow IT ارائه شده است:
- افزایش آگاهی و آموزش کاربران
- آموزش کارکنان یکی از مهم‌ترین اقدامات برای مدیریت Shadow IT است. کاربران باید از خطرات امنیتی و قانونی استفاده از ابزارهای غیررسمی آگاه شوند. این آموزش‌ها باید شامل پیامدهای احتمالی مانند نشت اطلاعات، نقض قوانین، و خطرات حملات سایبری باشد.
- سازمان‌ها می‌توانند از طریق کارگاه‌ها، دوره‌های آموزشی و برنامه‌های آگاهی‌رسانی مداوم، فرهنگ استفاده مسئولانه از فناوری را در میان کارمندان تقویت کنند.
- ایجاد سیاست‌های شفاف و منعطف IT
- سازمان‌ها باید سیاست‌های واضح و شفاف در خصوص استفاده از ابزارها و نرم‌افزارها ایجاد کنند. این سیاست‌ها باید به‌طور دقیق توضیح دهند که چه ابزارهایی مجاز هستند و کاربران در چه مواردی نیاز به تأیید IT دارند.
- این سیاست‌ها باید منعطف باشند و به کاربران اجازه دهند در صورت نیاز از فناوری‌های نوین و کارآمد استفاده کنند، البته با رعایت چارچوب‌های امنیتی و نظارتی. ایجاد فرآیندهای سریع برای تأیید ابزارهای جدید نیز می‌تواند از رشد Shadow IT جلوگیری کند.
- استفاده از ابزارهای نظارت و مدیریت Shadow IT
- سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهای مدیریت دارایی‌های دیجیتال و نرم‌افزارهای پایش شبکه برای شناسایی و کنترل Shadow IT استفاده کنند. این ابزارها به بخش IT کمک می‌کنند تا به‌طور خودکار سرویس‌ها و نرم‌افزارهایی که خارج از چارچوب IT رسمی استفاده می‌شوند را شناسایی کنند.
- این ابزارها معمولاً شامل سیستم‌های کشف برنامه‌های ابری (Cloud Access Security Brokers – CASBs) هستند که می‌توانند استفاده از برنامه‌ها و خدمات ابری غیرمجاز را شناسایی و گزارش کنند.
- ارائه گزینه‌های جایگزین رسمی و کارآمد
- یکی از علل اصلی رشد Shadow IT، نارضایتی کاربران از ابزارهای رسمی IT است. سازمان‌ها باید تلاش کنند ابزارها و سرویس‌های رسمی را به‌روزرسانی و بهینه کنند تا نیازهای کاربران را بهتر برآورده کنند.
- ارائه نرم‌افزارهای انعطاف‌پذیر و کاربرپسند که به‌روز و مطابق با نیازهای مختلف تیم‌ها و کاربران باشند، می‌تواند از افزایش Shadow IT جلوگیری کند.
- ایجاد فرآیندهای سریع و ساده برای تأیید نرم‌افزارها
- بسیاری از کاربران به دلیل کندی یا پیچیدگی فرآیندهای تأیید IT به استفاده از Shadow IT روی می‌آورند. سازمان‌ها باید فرآیندهای ساده و سریعی برای درخواست و تأیید نرم‌افزارها ایجاد کنند تا کاربران بتوانند در مدت زمان کوتاهی ابزارهای مورد نیاز خود را به‌صورت رسمی دریافت کنند.
- این موضوع به بخش IT کمک می‌کند که ابزارهای جدید را بررسی کرده و از سازگاری آن‌ها با استانداردها و سیاست‌های سازمان مطمئن شوند.
- ایجاد فرهنگ همکاری بین بخش IT و سایر بخش‌ها
- یکی از راهکارهای موثر در مدیریت Shadow IT، ترویج همکاری بین بخش IT و کاربران نهایی است. بخش IT باید به‌عنوان شریکی استراتژیک و حمایتی برای سایر بخش‌ها عمل کند و نیازهای آن‌ها را به‌خوبی درک کند.
- برگزاری جلسات منظم بین تیم‌های مختلف برای درک نیازهای فناوری و پیدا کردن راه‌حل‌های مشترک، می‌تواند به کاهش تمایل به استفاده از Shadow IT کمک کند.
- پیاده‌سازی مدیریت هویت و دسترسی (IAM)
- مدیریت هویت و دسترسی (Identity and Access Management – IAM) یکی از راهکارهای کلیدی برای کنترل دسترسی به ابزارها و نرم‌افزارها است. با استفاده از IAM، سازمان‌ها می‌توانند دسترسی کاربران به نرم‌افزارها و سرویس‌ها را مدیریت و نظارت کنند.
- IAM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌صورت متمرکز کنترل کنند که چه کاربرانی به چه ابزارهایی دسترسی دارند و در صورت استفاده از ابزارهای غیرمجاز، اقدامات مناسب انجام دهند.
- پیاده‌سازی سیاست‌های Bring Your Own Device (BYOD)
- سیاست‌های Bring Your Own Device (BYOD) می‌تواند به مدیریت Shadow IT کمک کند. این سیاست‌ها به کاربران اجازه می‌دهند از دستگاه‌های شخصی خود برای انجام کارهای سازمانی استفاده کنند، اما در عین حال تحت قوانین و مقررات IT رسمی سازمان قرار می‌گیرند.
- با اجرای این سیاست، بخش IT می‌تواند نظارت و کنترل بیشتری بر دستگاه‌های شخصی کاربران داشته باشد و از ریسک‌های مرتبط با Shadow IT جلوگیری کند.
- استفاده از سیستم‌های چند لایه امنیتی
- سازمان‌ها باید از سیستم‌های چند لایه امنیتی استفاده کنند تا بتوانند از ابزارهای Shadow IT در برابر تهدیدات احتمالی محافظت کنند. این لایه‌ها می‌توانند شامل دیوارهای آتش (Firewalls)، رمزنگاری داده‌ها، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) و ابزارهای تشخیص تهدید باشند.
- این سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا در صورت استفاده از Shadow IT، خطرات امنیتی را به حداقل برسانند و از داده‌های سازمانی محافظت کنند.
- توسعه چارچوب‌های انطباق (Compliance)
- برای کاهش ریسک‌های قانونی و تطبیق‌پذیری، سازمان‌ها باید چارچوب‌های انطباق را توسعه دهند که به‌صورت منظم ابزارها و سرویس‌های مورد استفاده را ارزیابی کنند. این چارچوب‌ها باید بر اساس قوانین و مقرراتی مانند GDPR یا HIPAA باشد و اطمینان حاصل شود که حتی ابزارهای غیررسمی نیز با این مقررات سازگار هستند.
- همچنین، سازمان‌ها باید روندهای بازبینی منظم برای ارزیابی ابزارهای مورد استفاده کاربران پیاده‌سازی کنند تا مطمئن شوند که قوانین و مقررات رعایت می‌شود.
